Lohnabrechnung für polnische Mitarbeiter: Eine Anleitung für deutsche Arbeitgeber
Deutsche Unternehmen, die in Polen tätig sind, ohne dort eine feste Niederlassung zu besitzen, stehen oft vor der Herausforderung, die Lohnabrechnung für ihre polnischen Mitarbeiter korrekt zu handhaben. Die Beschäftigung polnischer Arbeitnehmer durch einen ausländischen Arbeitgeber ist mit einer Reihe spezifischer Formalitäten verbunden, die sorgfältig beachtet werden müssen, um Compliance mit polnischem Recht zu gewährleisten.
Grundlagen der Lohnabrechnung für polnische Mitarbeiter
Zunächst ist es wichtig zu verstehen, dass die Lohnabrechnung in Polen nicht nur die Auszahlung des Gehalts, sondern auch die korrekte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern umfasst. Dies beinhaltet Kranken-, Renten-, Unfall- und Arbeitslosenversicherung sowie die Einkommensteuer.
Registrierung als Arbeitgeber
Bevor deutsche Unternehmen polnische Mitarbeiter beschäftigen können, müssen sie sich bei der zuständigen polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS) als Arbeitgeber registrieren. Dies ist ein entscheidender Schritt, der sicherstellt, dass Beiträge korrekt abgeführt werden.
Besonderheiten für ausländische Arbeitgeber
Da das Unternehmen keine feste Niederlassung in Polen hat, kann es einen Vertreter benennen, der in Polen ansässig ist und die Verpflichtungen gegenüber den polnischen Behörden übernimmt. Dieser Vertreter ist für die Anmeldung der Mitarbeiter bei der Sozialversicherung, die Einreichung der erforderlichen Dokumente und die Übermittlung der Steuererklärungen verantwortlich.
Lohnsteuer und Sozialversicherung für polnische Mitarbeiter
Die Berechnung und Abführung der Lohnsteuer sowie der Sozialversicherungsbeiträge muss gemäß den polnischen Vorschriften erfolgen. Deutsche Arbeitgeber sollten sich bewusst sein, dass Polen und Deutschland ein Doppelbesteuerungsabkommen haben, welches die Besteuerungsrechte regelt und Doppelbesteuerungen vermeiden soll.
Lohnabrechnung für Arbeitnehmer eines nicht in Polen ansässigen Arbeitgebers: Zwei Abrechnungsmodelle
Es gibt also zwei Möglichkeiten für die Abrechnung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen eines in Polen beschäftigten Arbeitnehmers, dessen Arbeitgeber ein Unternehmen ist, das seinen Sitz nicht in Polen hat.
Erstens kann dieses Unternehmen ohne Sitz in Polen eine NIP-Steueridentifikationsnummer beantragen und sich bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) als Beitragszahler registrieren lassen. Die zweite Möglichkeit ist, dass der Arbeitnehmer die Pflichten des Beitragszahlers übernimmt. In diesem Fall zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zusätzlich zum Gehalt alle fälligen Beiträge an die Staatskasse, und der Arbeitnehmer „entlastet“ den Arbeitgeber und zahlt sie für sich selbst an die ZUS und das Finanzamt.
Im ersten Fall ist es also der Arbeitgeber, der das Gehalt des Arbeitnehmers zahlt und die Sozialversicherung und die Steuern für den Arbeitnehmer an die entsprechenden Institutionen abführt. Im zweiten Fall erhält der Arbeitnehmer den gesamten Betrag (aufgeteilt in zwei Überweisungen), behält das Gehalt für sich selbst und zahlt den Rest – wie berechnet – an die ZUS und das Finanzamt.
Fazit
Die Beschäftigung polnischer Arbeitnehmer erfordert von Unternehmen ohne Niederlassung in Polen eine sorgfältige Planung und Einhaltung der polnischen Gesetzgebung. Eine gründliche Vorbereitung und gegebenenfalls die Zusammenarbeit mit einem lokalen Partner oder Berater kann dabei helfen, Fehler zu vermeiden und eine reibungslose Lohnabrechnung für polnische Mitarbeiter zu gewährleisten.
Kontaktieren Sie mich wenn Sie Unterstützung bei der Lohnabrechnung für Ihre polnischen Mitarbeiter benötigen. Ich spreche Deutsch.