Gesetzliche Anforderungen bei der Einstellung von Mitarbeitern in Polen
Jeder Arbeitgeber, der Mitarbeiter in Polen einstellt, muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen. Einige davon können sich von den in Deutschland geltenden Regelungen unterscheiden. In Polen gibt es strenge Vorschriften für verpflichtende medizinische Untersuchungen, obligatorische Arbeitsschutzschulungen (BHP – Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz) sowie für die Führung von Personalakten, die für eine legale Beschäftigung unerlässlich sind. Darüber hinaus muss jeder Mitarbeiter eine PESEL-Nummer und eine Wohnadresse in Polen haben. Die Beschäftigung von Ausländern unterliegt zusätzlichen Einschränkungen.
Ziel dieses Artikels ist es, die wichtigsten Anforderungen und Verfahren für alle Unternehmen in Polen, die Mitarbeiter in Polen beschäftigen, darzustellen, um Strafen und rechtliche Probleme zu vermeiden.
Rechtliche Grundlagen für die Beschäftigung von Mitarbeitern in Polen
Die Einstellung von Mitarbeitern in Polen wird durch das polnische Arbeitsgesetzbuch sowie eine Reihe von Gesetzen zu Sozialversicherungen und Arbeitsschutzvorschriften geregelt. Im Gegensatz zu Deutschland, wo verschiedene Institutionen für die Überwachung der Arbeitsbedingungen zuständig sind, spielt in Polen die Staatliche Arbeitsinspektion (PIP – Państwowa Inspekcja Pracy) eine zentrale Rolle bei der Kontrolle der Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften. Stellt die PIP Verstöße fest, kann sie neben der Anordnung zur Behebung der Mängel auch Geldstrafen (z. B. Bußgelder und Strafgebühren) verhängen oder sogar die Einstellung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens verlangen.
Arbeitsvertrag und Personalakten
In Polen muss ein Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen werden und bestimmte Bedingungen wie Gehaltshöhe, Arbeitszeit und Aufgabenbereich enthalten. Das alleinige Unterzeichnen eines Arbeitsvertrags reicht jedoch nicht aus – der Arbeitgeber ist verpflichtet, Personalakten zu führen, die in drei Teile unterteilt sind:
-
Teil A – Dokumente im Zusammenhang mit der Rekrutierung und Einstellung (z. B. Schulzeugnisse, Arbeitszeugnisse, Nachweise über berufliche Qualifikationen, medizinische Untersuchungen sowie eine Reihe weiterer Pflichtunterlagen aus der Personalverwaltung).
-
Teil B – Dokumente zum Verlauf der Beschäftigung (z. B. periodische Bewertungen, Vertragsänderungen, Arbeitszeitnachweise).
-
Teil C – Dokumente zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses (z. B. Kündigung, Arbeitszeugnis).
Alle Dokumente müssen vom Mitarbeiter unterzeichnet werden. Falls Dokumente per Post an den Mitarbeiter gesendet werden, sollte ein Nachweis über den Versand eines Einschreibens in den Personalakten aufbewahrt werden.
Anmeldung des Mitarbeiters bei der Sozialversicherung in Polen
Jeder neue Mitarbeiter muss innerhalb von sieben Tagen nach Arbeitsbeginn bei der polnischen Sozialversicherungsanstalt (Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ZUS) angemeldet werden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Beiträge zur Renten-, Invaliditäts-, Kranken- und Unfallversicherung zu entrichten. Das Sozialversicherungssystem in Polen unterscheidet sich vom deutschen Modell, in dem Krankenkassen (Krankenkasse) eine zentrale Rolle spielen. In Polen erfolgt die gesamte Beitragsverwaltung zentral durch das ZUS-System.
Obligatorische medizinische Untersuchungen für polnische Arbeitskräfte
Bevor ein Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt, muss eine obligatorische medizinische Untersuchung durchgeführt werden, um seine Eignung für die jeweilige Tätigkeit zu bestätigen. Der Arbeitgeber muss einen Vertrag mit einem Betriebsarzt abschließen und seine Mitarbeiter zu diesen Untersuchungen schicken. Die Kosten für die Untersuchungen trägt der Arbeitgeber. Das ausgestellte ärztliche Attest muss in die Personalakte aufgenommen werden. Ohne ein gültiges Attest darf der Mitarbeiter nicht zur Arbeit zugelassen werden.
Arbeitsschutzschulungen (BHP)
Jeder Mitarbeiter in Polen muss vor Arbeitsbeginn eine verpflichtende Arbeitsschutzschulung (BHP-Schulung) absolvieren. Diese Schulungen gliedern sich in:
-
Erstunterweisung – grundlegende Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften für den jeweiligen Arbeitsplatz.
-
Wiederholungsschulung – in bestimmten Zeitabständen durchgeführt, abhängig von der Art der Tätigkeit und den damit verbundenen Risiken.
Nach Abschluss der Schulung erhält der Mitarbeiter ein Zertifikat, das in der Personalakte aufbewahrt werden muss. Das Fehlen einer BHP-Schulung kann im Falle einer Kontrolle mit Strafen geahndet werden.
Einstellung von Mitarbeitern in Polen – Konsequenzen bei Verstößen
Die Nichteinhaltung der Vorschriften zur Beschäftigung von Mitarbeitern in Polen kann schwerwiegende Konsequenzen haben. Bei einer Kontrolle durch die PIP kann der Arbeitgeber mit Geldstrafen belegt werden, wenn kein schriftlicher Arbeitsvertrag vorliegt, keine Personalakten geführt werden, Mitarbeiter nicht beim ZUS angemeldet sind oder die vorgeschriebenen medizinischen Untersuchungen und Arbeitsschutzschulungen nicht durchgeführt wurden. Falls der Arbeitgeber ausländische Arbeitnehmer beschäftigt und gegen die Vorschriften verstößt, kann er zusätzlich mit einem Beschäftigungsverbot für ausländische Arbeitskräfte belegt werden.
Die Kenntnis der polnischen Vorschriften zur Mitarbeiterbeschäftigung hilft, finanzielle Risiken und rechtliche Probleme zu vermeiden. Daher sollte sich jeder Unternehmer, der in Polen tätig ist, mit den arbeitsrechtlichen Verpflichtungen vertraut machen und diese konsequent einhalten.
Wenn Sie an weiteren Themen rund um die Unternehmensführung in Polen interessiert sind, finden Sie auf dieser Seite eine vollständige Übersicht. Sie enthält vor allem praktische Informationen und Tipps zur Gründung und Führung einer Firma in Polen. Als Expertin unterstütze ich deutschsprachige Unternehmer in verschiedenen Angelegenheiten rund um das Geschäftsumfeld in Polen.
Die in dem Beitrag bereitgestellten Informationen stellen keine rechtliche Beratung dar. Für eine ausführliche rechtliche Beratung kontaktieren Sie bitte einen Fachanwalt.