Vergabe einer PESEL-Nummer in Polen
PESEL-Nummer in Polen beantragen
Sie benötigen eine PESEL-Nummer in Polen und möchten wissen, wie Sie sie erhalten können? Nicht jeder Ausländer braucht automatisch eine PESEL. Bei vielen behördlichen, geschäftlichen oder steuerlichen Formalitäten wird die Nummer jedoch benötigt oder erleichtert die Abwicklung erheblich.
Wenn Sie eine PESEL-Nummer benötigen, helfe ich Ihnen bei der Vorbereitung der Unterlagen und begleite Sie auf Wunsch persönlich zum Amt. So können wir die PESEL-Beantragung gemeinsam vor Ort erledigen und bei Bedarf weitere Formalitäten, zum Beispiel den Profil Zaufany, während derselben Reise vorbereiten.
Wenn Sie nicht in Polen wohnen, erfolgt die PESEL-Beantragung in der Regel auf Antrag. Dafür muss ein konkreter Grund beziehungsweise eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegen.
Für deutschsprachige Kunden ist die persönliche PESEL Beantragung häufig die praktischste Lösung. Die Unterlagen können vorab vorbereitet werden und mögliche Rückfragen des Amtes lassen sich direkt vor Ort klären.
Wenn Sie für die PESEL-Beantragung nach Polen kommen, unterstütze ich Sie bei der Vorbereitung der Unterlagen und begleite Sie auf Wunsch zum Amt. Häufig lässt sich während derselben Reise auch der Profil Zaufany einrichten und bestätigen. Der Profil Zaufany ist ein kostenloses polnisches Vertrauensprofil, also eine staatliche elektronische Identifikation für Online-Kontakte mit Behörden.
In bestimmten Fällen kann eine PESEL-Nummer auch durch einen Bevollmächtigten beantragt werden. Ob das möglich ist, hängt insbesondere von der Staatsangehörigkeit und der persönlichen Situation des Antragstellers ab.
Brauche ich als Deutscher oder anderer Ausländer eine PESEL-Nummer in Polen?
Nicht jeder Deutsche oder andere Ausländer, der geschäftlich mit Polen zu tun hat, benötigt automatisch eine PESEL-Nummer.
Entscheidend ist, was Sie in Polen konkret erledigen möchten.
Eine PESEL kann zum Beispiel bei verschiedenen behördlichen Verfahren, bei der Nutzung staatlicher Register oder elektronischer Dienste sowie bei bestimmten Angelegenheiten einer polnischen Gesellschaft benötigt werden.
Typische Situationen sind unter anderem:
Behördliche und administrative Verfahren
Bei verschiedenen Anträgen, Registrierungen und Kontakten mit polnischen Behörden wird eine eindeutige Identifikation der Person benötigt.
Tätigkeit in einer polnischen Gesellschaft
Für Geschäftsführer beziehungsweise Mitglieder des Vorstands einer polnischen Gesellschaft kann eine PESEL-Nummer bei bestimmten elektronischen oder registerbezogenen Verfahren erforderlich sein. Das kann beispielsweise bei der elektronischen Einreichung oder Unterzeichnung von Jahresabschlüssen eine Rolle spielen.
Registrierung in staatlichen Systemen
Eine PESEL kann im Zusammenhang mit einzelnen Registern oder elektronischen Plattformen benötigt werden, beispielsweise bei der Registrierung im BDO-System oder bei der Nutzung der Plattform PUESC.
Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Formalitäten
Je nach persönlicher Situation kann die PESEL bei Kontakten mit der Steuerverwaltung oder der Sozialversicherung (ZUS) eine Rolle spielen. Sie ist allerdings nicht mit der polnischen Steueridentifikationsnummer NIP gleichzusetzen.
Banken und andere Institutionen
Auch Banken und andere Einrichtungen können nach einer PESEL-Nummer fragen. Ob sie im konkreten Fall tatsächlich erforderlich ist, hängt von der jeweiligen Institution und dem Verfahren ab.
Elektronische Behördendienste
Eine PESEL-Nummer ist außerdem eine wichtige Voraussetzung für verschiedene elektronische Dienste in Polen. Besonders praktisch ist die Verbindung mit dem Profil Zaufany, mit dem später zahlreiche Behördenangelegenheiten online erledigt werden können.
Wenn Sie lediglich geschäftliche Kontakte mit Polen haben, bedeutet das also noch nicht automatisch, dass Sie eine Peselnummer benötigen.
Sobald jedoch konkrete Formalitäten in Polen anstehen, sollte geprüft werden, ob für das betreffende Verfahren eine PESEL erforderlich ist.
Bekommt man eine PESEL-Nummer automatisch?
In bestimmten Fällen ja.
Wenn Sie sich in Polen für einen Aufenthalt von mehr als 30 Tagen anmelden, wird Ihnen grundsätzlich automatisch eine PESEL-Nummer vergeben. Ein zusätzlicher Antrag auf PESEL ist dann nicht erforderlich.
Wenn Sie dagegen nicht in Polen gemeldet sind und trotzdem eine PESEL benötigen, erfolgt die Vergabe auf Antrag.
Gerade bei Personen, die in Deutschland, Österreich oder einem anderen Land wohnen und nur für bestimmte geschäftliche oder behördliche Angelegenheiten eine PESEL erhalten möchten, ist dies der häufigere Fall.
Wie bekommt man eine PESEL-Nummer in Polen?
Wenn die Nummer nicht automatisch im Zusammenhang mit einer Anmeldung vergeben wird, muss ein Antrag gestellt werden.
Der Antrag kann bei einem beliebigen polnischen Gemeinde- oder Stadtamt eingereicht werden, also bei einem urząd gminy oder urząd miasta in Polen.
Vereinfacht besteht die PESEL-Beantragung aus folgenden Schritten:
klären, warum die PESEL benötigt wird
die entsprechende Rechtsgrundlage feststellen
den Antrag ausfüllen
das Ausweisdokument und gegebenenfalls weitere Unterlagen vorbereiten
den Antrag beim Gemeindeamt einreichen
nach Prüfung des Antrags die PESEL erhalten
Persönliche PESEL-Beantragung in Polen
Für viele deutschsprachige Antragsteller ist die persönliche Beantragung die einfachste Lösung. Auch wenn eine Reise nach Polen zunächst aufwendiger erscheint, spart sie in der Praxis oft Zeit und zusätzliche Wege. Rückfragen des Amtes können direkt geklärt werden und weitere Formalitäten lassen sich häufig während derselben Reise erledigen.
Gerade deshalb empfehle ich meinen Kunden häufig, die PESEL persönlich zu beantragen.
Ich kann die Unterlagen vor dem Termin mit Ihnen vorbereiten und Sie beim Behördengang begleiten. Wenn es zu Ihrer Situation passt, können wir den Aufenthalt außerdem nutzen, um weitere Formalitäten zu erledigen.
Besonders sinnvoll ist häufig die anschließende Einrichtung des Profil Zaufany.
PESEL-Beantragung durch einen Bevollmächtigten
Eine Beantragung durch einen Bevollmächtigten ist in bestimmten Fällen ebenfalls möglich.
Für Bürger der Europäischen Union, der entsprechenden EFTA-Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz besteht die seit 2026 geltende allgemeine Pflicht zur persönlichen Antragstellung nicht.
Auch bestimmte weitere Personengruppen sind von dieser Pflicht ausgenommen.
Für viele Bürger aus Drittstaaten gelten dagegen seit 2026 strengere Regeln. Wer nicht zu einer gesetzlich ausgenommenen Gruppe gehört, muss den Antrag grundsätzlich persönlich bei einem polnischen Gemeindeamt stellen.
Eine Vertretung durch einen Bevollmächtigten ist dann nicht möglich.
Wenn eine Vertretung zulässig ist, kann sie trotzdem mehr Vorbereitung erfordern als eine persönliche Antragstellung. Neben der Vollmacht können zusätzliche Nachweise zur Identität des Antragstellers erforderlich sein.
In der Praxis kann beispielsweise eine ordnungsgemäß beglaubigte Kopie des Personalausweises oder Reisepasses benötigt werden. Je nachdem, wie und wo das Dokument beglaubigt wurde und welche Unterlagen dem Amt vorgelegt werden, können weitere formale Anforderungen entstehen.
Deshalb ist eine persönliche Beantragung für viele meiner Kunden trotz der grundsätzlichen Möglichkeit einer Vollmacht die unkompliziertere Lösung.
Welche Unterlagen brauche ich für die PESEL-Beantragung?
Bei einer persönlichen Antragstellung benötigen Sie grundsätzlich:
einen ausgefüllten Antrag auf Vergabe einer PESEL-Nummer
ein gültiges Dokument, das Ihre Identität und die im Antrag angegebenen Daten bestätigt
die konkrete Rechtsgrundlage für die Vergabe der PESEL, wenn die Nummer nicht automatisch vergeben wird
Je nach Situation können weitere Unterlagen erforderlich sein.
Bei einer Antragstellung durch einen Bevollmächtigten kommen zusätzliche Dokumente hinzu. Dazu gehören insbesondere die Vollmacht und gegebenenfalls weitere Unterlagen, mit denen die Identität des Antragstellers zuverlässig nachgewiesen werden kann.
Die Anforderungen bei einer Vertretung können je nach konkreter Situation umfangreicher sein. Deshalb sollte vorab geklärt werden, welche Form der Unterlagen das zuständige Amt akzeptiert.
Welche Rechtsgrundlage muss im PESEL-Antrag angegeben werden?
Dieser Punkt ist besonders wichtig.
Wenn Ihnen die PESEL nicht automatisch aufgrund einer Anmeldung in Polen vergeben wird, reicht es nicht aus, im Antrag lediglich zu schreiben, dass Sie eine PESEL-Nummer benötigen.
Im Antrag muss die tatsächliche Rechtsgrundlage angegeben werden, aus der sich ergibt, dass Sie für eine bestimmte Angelegenheit eine PESEL benötigen.
Wenn beispielsweise ZUS, das Finanzamt oder eine andere Behörde von Ihnen eine PESEL verlangt, sollte diese Stelle auch angeben können, aus welcher Vorschrift sich diese Anforderung ergibt.
Die Rechtsgrundlage hängt deshalb davon ab, wofür Sie die Nummer tatsächlich brauchen.
Das ist einer der Gründe, weshalb die Vorbereitung des Antrags vor dem Behördentermin sinnvoll ist.
Kann man eine PESEL-Nummer ohne Wohnsitz in Polen bekommen?
Ja.
Sie müssen nicht dauerhaft in Polen wohnen und auch nicht zwingend in Polen gemeldet sein, um eine PESEL-Nummer zu erhalten.
Wenn Sie nicht in Polen angemeldet sind, aber aus einem konkreten rechtlichen Grund eine PESEL benötigen, können Sie einen Antrag stellen.
Das betrifft viele meiner deutschsprachigen Kunden, die weiterhin in Deutschland oder Österreich wohnen, aber in Polen eine Firma haben, Mitglied des Vorstands einer Gesellschaft sind oder andere Formalitäten erledigen müssen.
Eine polnische Meldeadresse ist also nicht grundsätzlich Voraussetzung für die PESEL-Beantragung.
Was ist eine PESEL-Nummer eigentlich?
PESEL ist eine persönliche und einmalige Identifikationsnummer für natürliche Personen in Polen.
Die Nummer besteht aus elf Ziffern und ermöglicht eine eindeutige Identifikation einer Person in polnischen Registern und Verwaltungsverfahren.
Sie enthält unter anderem Informationen über das Geburtsdatum sowie weitere Ziffern zur Identifikation und eine Kontrollziffer.
Jede Person erhält nur eine PESEL-Nummer.
Die Nummer selbst ändert sich grundsätzlich nicht dadurch, dass eine Person später ihren Wohnsitz wechselt oder Polen wieder verlässt.
Die PESEL-Nummer wird im staatlichen PESEL-Register geführt.
Manchmal wird im Alltag auch von einer PESEL Registrierung gesprochen. Gemeint ist damit in der Regel die Vergabe der Nummer und die Erfassung der Person im staatlichen Register PESEL.
PESEL oder NIP
PESEL und NIP sind nicht dasselbe.
Die PESEL-Nummer dient in erster Linie der Identifikation einer natürlichen Person.
Die NIP-Nummer ist eine steuerliche Identifikationsnummer.
Je nach Situation kann eine Person sowohl eine PESEL als auch eine NIP besitzen.
Deshalb lässt sich die Frage, welche Nummer benötigt wird, nicht allein danach beantworten, ob jemand Privatperson oder Unternehmer ist.
Entscheidend ist auch hier, für welches konkrete Verfahren die Nummer gebraucht wird.
Kann man eine PESEL-Nummer online beantragen?
Grundsätzlich erfolgt die PESEL-Beantragung nicht vollständig online.
Der Antrag wird beim zuständigen Gemeindeamt eingereicht. Wer aufgrund der gesetzlichen Regelungen persönlich erscheinen muss, kann diese persönliche Antragstellung nicht durch ein Online-Verfahren ersetzen.
Wenn eine Vertretung zulässig ist, kann der Antrag unter bestimmten Voraussetzungen durch einen Bevollmächtigten eingereicht werden.
Nach der Vergabe der PESEL können allerdings viele andere Angelegenheiten elektronisch erledigt werden.
Dafür ist insbesondere der Profil Zaufany wichtig.
Wie lange dauert die PESEL-Beantragung?
Wenn der Antrag vollständig ist und eine Rechtsgrundlage für die Vergabe der Nummer besteht, wird die Angelegenheit vom Amt grundsätzlich unmittelbar bearbeitet.
Bei einer unkomplizierten persönlichen Antragstellung kann man die PESEL daher häufig während des Termins erhalten.
Wenn Unterlagen fehlen, Angaben ergänzt werden müssen oder die angegebene Rechtsgrundlage nicht eindeutig ist, kann sich die Bearbeitung entsprechend verlängern.
Deshalb würde ich nicht empfehlen, einen Behördentermin unvorbereitet einzuplanen.
Was kostet die Vergabe einer PESEL-Nummer?
Die Vergabe der PESEL-Nummer selbst ist kostenlos.
Wenn ein Bevollmächtigter eingesetzt wird, kann zusätzlich eine polnische Stempelgebühr für die Vollmacht in Höhe von 17 PLN anfallen.
Für bestimmte Vollmachten, insbesondere innerhalb der engsten Familie, bestehen gesetzliche Befreiungen.
Weitere Kosten können beispielsweise durch eine notarielle Beglaubigung oder gegebenenfalls durch eine Übersetzung von Dokumenten entstehen.
Diese zusätzlichen Kosten sind keine Gebühr für die PESEL-Nummer selbst.
Was bekommt man nach der Vergabe der PESEL-Nummer?
Nach der Vergabe erhalten Sie keine PESEL-Karte.
Das Amt stellt eine amtliche Mitteilung über die Vergabe der Nummer aus. Darin ist Ihre PESEL-Nummer angegeben.
Dieses Dokument sollten Sie aufbewahren.
In vielen Systemen wird die PESEL später elektronisch erfasst und kann anhand Ihrer Personendaten zugeordnet werden. Die amtliche Bestätigung ist trotzdem nützlich, wenn Sie die Nummer bei einer weiteren Formalität nachweisen müssen.
PESEL und Profil Zaufany während einer Reise nach Polen
Wenn Sie ohnehin für die PESEL-Beantragung nach Polen kommen, lohnt es sich häufig, die Reise gleich für den nächsten Schritt zu nutzen.
Nach der Vergabe der PESEL kann in vielen Fällen ein Profil Zaufany eingerichtet und bestätigt werden.
Das Profil Zaufany ist eine kostenlose staatliche elektronische Identifikation. Damit können Sie sich gegenüber vielen polnischen Behörden online identifizieren und verschiedene Anträge, Erklärungen und andere Formalitäten elektronisch erledigen.
Gerade für Personen, die dauerhaft in Deutschland oder Österreich wohnen, ist das später sehr praktisch.
Deshalb versuche ich Termine nach Möglichkeit so vorzubereiten, dass nicht nur die PESEL-Nummer erledigt wird, sondern weitere sinnvolle Formalitäten während desselben Aufenthalts in Polen abgeschlossen werden können.
FAQ zur PESEL-Nummer in Polen
Kann ein Ausländer eine PESEL-Nummer ohne Wohnsitz in Polen bekommen?
Ja. Wenn ein entsprechender rechtlicher Grund besteht, kann eine PESEL auch ohne Wohnsitz oder Anmeldung in Polen beantragt werden.
Muss ich persönlich nach Polen kommen, um eine PESEL-Nummer zu erhalten?
Das hängt insbesondere von Ihrer Staatsangehörigkeit ab.
Für viele Bürger aus Drittstaaten ist seit 2026 die persönliche Antragstellung vorgeschrieben.
Für Bürger der EU, des EWR und der Schweiz gilt diese allgemeine Pflicht nicht. In diesen Fällen kann unter bestimmten Voraussetzungen auch eine Vertretung möglich sein.
Kann ich die PESEL-Nummer durch einen Bevollmächtigten beantragen?
Wenn für Sie keine gesetzliche Pflicht zur persönlichen Antragstellung besteht, kann eine Beantragung durch einen Bevollmächtigten grundsätzlich möglich sein.
Dabei können jedoch zusätzliche Unterlagen erforderlich werden.
In der Praxis ist eine persönliche Beantragung häufig einfacher, insbesondere wenn Sie während derselben Reise auch einen Profil Zaufany einrichten möchten.
Kann ich eine PESEL ohne Anmeldung in Polen erhalten?
Ja. Eine Anmeldung in Polen ist nicht zwingend erforderlich, wenn die PESEL aus einem konkreten rechtlichen Grund auf Antrag vergeben wird.
Ist die PESEL-Beantragung kostenlos?
Ja. Die Vergabe der PESEL-Nummer selbst ist kostenlos.
Zusätzliche Kosten können entstehen, wenn beispielsweise eine Vollmacht, eine notarielle Beglaubigung oder eine Übersetzung benötigt wird.
Wie lange dauert es, bis ich meine PESEL erhalte?
Bei einem vollständigen und unkomplizierten Antrag wird die PESEL häufig direkt während der persönlichen Antragstellung vergeben.
Wenn Unterlagen oder Angaben fehlen, kann die Bearbeitung länger dauern.
Kann ich eine PESEL online beantragen?
Die vollständige PESEL-Beantragung erfolgt grundsätzlich nicht online.
Der Antrag muss beim Gemeindeamt eingereicht werden. Wenn eine persönliche Antragstellung gesetzlich vorgeschrieben ist, muss der Antragsteller selbst erscheinen.
Braucht ein Geschäftsführer einer polnischen Gesellschaft eine PESEL-Nummer?
Nicht allein die Funktion als Geschäftsführer führt automatisch in jeder Situation zu einer Pflicht, eine PESEL zu besitzen.
Eine PESEL kann jedoch für bestimmte Registerverfahren, elektronische Einreichungen oder andere Formalitäten einer polnischen Gesellschaft erforderlich sein.
Deshalb sollte geprüft werden, welche konkreten Aufgaben der Geschäftsführer in Polen erledigen muss.
Gibt es ein PESEL-Nummer-Register?
Ja. Die Daten werden im staatlichen Register PESEL geführt.
Die PESEL-Nummer dient dort der eindeutigen Identifikation einer Person.
Brauchen Sie Hilfe bei der PESEL-Beantragung in Polen?
Wenn Sie eine PESEL-Nummer in Polen benötigen, kann ich die Beantragung mit Ihnen vorbereiten und Sie beim persönlichen Termin im Amt begleiten.
Vor dem Termin können wir klären, welche Unterlagen Sie benötigen und welche Schritte während Ihres Aufenthalts in Polen sinnvoll miteinander verbunden werden können.
Wenn möglich, können wir während derselben Reise auch den Profil Zaufany einrichten und weitere administrative Formalitäten erledigen.
Eine Beantragung durch einen Bevollmächtigten bleibt in den Fällen möglich, in denen die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Mein bevorzugter Ablauf ist jedoch die gemeinsame persönliche Antragstellung vor Ort, weil mögliche Rückfragen unmittelbar geklärt werden können und sich der Aufenthalt gleichzeitig für weitere Formalitäten nutzen lässt.
Mehr über meine Unterstützung bei Behörden und administrativen Angelegenheiten finden Sie unter Verwaltungsunterstützung in Polen.
Hilfe bei Formalitäten und Firmengründung in Polen
Wenn Sie darüber hinaus Hilfe bei der Firmengründung in Polen oder bei der laufenden administrativen Betreuung Ihrer Firma benötigen, finden Sie auf der Seite Firma in Polen einen Überblick über meine Leistungen.
Weitere praktische Informationen für deutschsprachige Unternehmer finden Sie im Bereich Praxiswissen.
Persönliche Termine im Zusammenhang mit der PESEL-Beantragung und dem Profil Zaufany organisiere ich insbesondere im Raum Wrocław.
Die auf dieser Seite bereitgestellten Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar.