Firma in Polen, Privatkunden im Ausland: Was müssen Sie vor der ersten Rechnung klären?
Sie führen eine Firma in Polen und erbringen Leistungen für Privatkunden in Deutschland, Österreich oder einem anderen EU-Land?
Dann reicht es nicht aus, nur darauf zu schauen, wo Ihre Firma registriert ist.
Gerade bei Leistungen an Privatpersonen kann die Umsatzsteuer schnell zum Thema werden. Entscheidend ist unter anderem, welche Leistung Sie erbringen, wo sie ausgeführt wird und ob Ihr Kunde Unternehmer oder Privatperson ist.
Viele Unternehmer stellen sich diese Fragen erst dann, wenn der Auftrag bereits läuft oder die erste Rechnung geschrieben werden soll.
Das kann zu spät sein.
Ist Ihr Kunde Unternehmer oder Privatperson?
Diese Frage klingt einfach, kann steuerlich aber entscheidend sein.
Für Leistungen zwischen Unternehmen gelten häufig andere Regeln als für Leistungen an Privatkunden.
Deshalb frage ich meine Kunden zum Beispiel:
Arbeiten Sie ausschließlich für Firmen oder auch für Privatpersonen?
In welchen Ländern befinden sich Ihre Kunden?
Welche Leistungen erbringen Sie genau?
Wo werden diese Leistungen tatsächlich ausgeführt?
Sind sie mit einer Immobilie verbunden?
Es geht dabei nicht darum, dass ich eine steuerliche Beurteilung vornehme.
Es geht darum, frühzeitig zu erkennen, ob etwas geklärt werden muss, bevor ein Vertrag unterschrieben oder eine Rechnung ausgestellt wird.
Ein Beispiel aus der Praxis
Einer meiner Kunden führte mit seiner polnischen Firma Bauarbeiten für eine Privatperson in Deutschland aus.
Er ging davon aus, dass seine Firma in Polen registriert war und die Umsatzsteuer deshalb ebenfalls in Polen abgerechnet wird.
Erst bei einer Rechnung fiel auf, dass die umsatzsteuerliche Behandlung dieses Auftrags gesondert geprüft werden musste.
Bei einem Bauprojekt kann das erhebliche finanzielle Folgen haben.
Wenn zusätzliche Umsatzsteuer entsteht und diese vorher nicht in die Kalkulation aufgenommen wurde, kann es schnell um einen hohen Betrag gehen. Bei einem Privatkunden kommt hinzu, dass dieser die Umsatzsteuer nicht wie ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen einfach abziehen kann.
Genau deshalb sollte die Frage nach der Umsatzsteuer vor Vertragsabschluss und vor der Preisvereinbarung geklärt werden.
Was gilt bei Bauleistungen?
Bei Leistungen, die unmittelbar mit einer Immobilie verbunden sind, gilt eine besondere Regel.
Solche Leistungen werden grundsätzlich dort besteuert, wo sich die Immobilie befindet. Das gilt sowohl bei Leistungen an Unternehmen als auch an Privatpersonen.
Wenn eine polnische Firma beispielsweise Bauarbeiten an einem Gebäude in Deutschland ausführt, kann deshalb deutsches Umsatzsteuerrecht relevant werden.
Wie die konkrete Abrechnung aussehen muss, hängt jedoch vom einzelnen Fall ab. Entscheidend können unter anderem die Art der Leistung und der Status des Kunden sein.
Wo kommt OSS ins Spiel?
Bei manchen grenzüberschreitenden Umsätzen an Privatkunden kann das sogenannte OSS Verfahren genutzt werden.
OSS bedeutet One Stop Shop.
Das Verfahren wurde geschaffen, damit Unternehmen bestimmte grenzüberschreitende Umsätze an Privatkunden innerhalb der EU zentral über einen Mitgliedstaat erklären und die dort geschuldete Umsatzsteuer über eine einzige Stelle abführen können.
Für eine in Polen ansässige Firma bedeutet das vereinfacht gesagt:
Wenn bestimmte Leistungen in anderen EU Ländern umsatzsteuerpflichtig sind und unter die Unionsregelung fallen, kann die Firma diese Umsätze über das polnische OSS Verfahren erklären, statt sich wegen genau dieser Umsätze in jedem einzelnen Land separat registrieren zu müssen.
Aber genau hier liegt der entscheidende Punkt:
Nicht jede Leistung an einen Privatkunden im Ausland gehört automatisch in OSS.
Zuerst muss geklärt werden, wo die Leistung steuerlich ausgeführt wird und ob sie überhaupt unter die OSS Regelung fällt.
Wie funktioniert OSS praktisch?
Bei der Unionsregelung wird die OSS Erklärung grundsätzlich quartalsweise abgegeben.
Die Firma gibt darin die Umsätze an, die unter OSS fallen, getrennt nach den jeweiligen Verbrauchsländern. Die Umsatzsteuer wird dabei nach den Regeln und Steuersätzen des jeweiligen Landes berechnet.
Die Erklärung wird aber zentral über das Land abgegeben, in dem die Firma für OSS registriert ist. Eine polnische Firma nutzt dafür grundsätzlich Polen als Mitgliedstaat der Identifizierung.
Auch wenn in einem Quartal überhaupt keine Umsätze unter OSS angefallen sind, muss eine sogenannte Nullmeldung abgegeben werden.
Das wird in der Praxis leicht übersehen.
Was passiert, wenn längere Zeit keine OSS Umsätze entstehen?
Auch das ist ein Punkt, den Unternehmer häufig nicht kennen.
Wenn über längere Zeit keine Umsätze mehr entstehen, die unter die jeweilige OSS Regelung fallen, kann die Finanzverwaltung davon ausgehen, dass diese Tätigkeit beendet wurde.
Bei der Unionsregelung kann dies insbesondere dann angenommen werden, wenn während acht aufeinanderfolgenden Quartalen keine entsprechenden Umsätze ausgeführt wurden. In diesem Fall kann der Unternehmer aus der Regelung ausgeschlossen werden.
Ich hatte selbst bereits einen Fall, bei dem ein Kunde über längere Zeit nur Nullmeldungen abgegeben hatte und später aus dem Verfahren herausfiel.
Das zeigt ganz gut, dass eine einmalige Registrierung nicht bedeutet, dass man sich danach um das Thema nicht mehr kümmern muss.
Ihre Frage: Muss ich mich für OSS registrieren?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten.
Die richtige Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet zuerst:
Welche Leistung erbringe ich?
Wer ist mein Kunde?
Wo befindet sich mein Kunde?
Wo wird die Leistung ausgeführt?
In welchem Land entsteht die Umsatzsteuer?
Und erst danach:
Kann diese Leistung über OSS abgerechnet werden?
Genau diese Reihenfolge ist wichtig.
OSS ersetzt nicht jede ausländische VAT Registrierung
OSS ist praktisch, aber es ist kein allgemeiner Ersatz für jede Umsatzsteuerregistrierung im Ausland.
Das Verfahren erfasst nur bestimmte Umsätze.
Wenn eine Leistung nicht unter OSS fällt oder andere steuerliche Pflichten im jeweiligen Land entstehen, kann trotzdem eine lokale Registrierung erforderlich sein.
Auch deshalb sollte man nicht mit der Frage beginnen:
„Wie melde ich mich für OSS an?“
Sondern mit der Frage:
„Wie muss meine konkrete Leistung umsatzsteuerlich behandelt werden?“
Meine Aufgabe ist nicht die Steuerberatung
Ich bin keine Steuerberaterin und entscheide nicht, in welchem Land Sie eine Leistung versteuern müssen.
Meine Aufgabe liegt eine Stufe davor und danach.
Ich achte darauf, welche administrativen oder steuerlichen Fragen bei Ihrer Tätigkeit in Polen entstehen könnten.
Wenn ich sehe, dass ein Punkt geklärt werden sollte, sage ich Ihnen das.
Wenn eine steuerliche Bewertung notwendig ist, sollte sie mit der Buchhaltung oder einem Steuerberater geklärt werden.
Und wenn anschließend eine Anmeldung, Registrierung oder andere Formalität in Polen erforderlich ist, kann ich Sie bei der praktischen Umsetzung unterstützen.
Sie müssen also nicht selbst jede polnische Vorschrift kennen.
Wichtig ist, dass die richtige Frage rechtzeitig gestellt wird.
Bevor aus einer kleinen Frage ein großes Problem wird
Viele Schwierigkeiten entstehen nicht deshalb, weil ein Unternehmer bewusst etwas falsch macht.
Sie entstehen, weil er nicht wusste, dass er an dieser Stelle vorher etwas prüfen lassen sollte.
Gerade bei grenzüberschreitenden Leistungen kann dieser Unterschied teuer werden.
Mein Ziel ist deshalb nicht, Ihnen jede steuerliche Frage selbst zu beantworten.
Mein Ziel ist, dass Sie wissen, was geklärt werden muss, bevor aus einer Formalität ein Problem wird.
Mehr praktische Informationen zur Führung einer Firma in Polen
Weitere praktische Informationen zur Gründung und Führung einer Firma in Polen finden Sie in meinem Bereich Praxiswissen. Dort veröffentliche ich Beiträge zu typischen administrativen Fragen, Verfahren und Problemen, mit denen deutschsprachige Unternehmer in Polen konfrontiert werden.
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Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche, rechtliche oder sonstige fachliche Beratung dar. Die dargestellten Informationen können eine individuelle Prüfung des konkreten Sachverhalts nicht ersetzen. Der Beitrag berücksichtigt den Rechts und Informationsstand zum Zeitpunkt seiner Veröffentlichung. Spätere Änderungen von Vorschriften, Verfahren oder behördlicher Praxis sind möglich.