Verkaufsautomaten

Wenn Sie planen, in Polen ein Unternehmen im Bereich der Verkaufsautomaten zu gründen, finden Sie in diesem Beitrag die wichtigsten Informationen zu rechtlichen, steuerlichen und hygienischen Anforderungen sowie weiteren Aspekten, die zu beachten sind.

Verkaufsautomaten in Polen – Voraussetzungen

Der Betrieb eines Unternehmens mit Verkaufsautomaten (Vending-Maschinen) in Polen erfordert keine speziellen Genehmigungen oder Konzessionen. Dennoch ist es notwendig, bestimmte rechtliche, steuerliche und hygienische Vorschriften einzuhalten.

Steuerliche Verpflichtungen

• Einkommensteuer und Mehrwertsteuer (MwSt.): Der Verkauf über Vendingautomaten unterliegt der Einkommensteuer und der Mehrwertsteuer gemäß den allgemeinen Vorschriften. Die Steuerpflicht entsteht zum Zeitpunkt der Warenlieferung, also im Moment des Verkaufs des Produkts durch den Automaten. In der Praxis führen Unternehmer in der Regel monatliche Abrechnungen durch, indem sie die Automaten am Monatsende leeren und auf dieser Grundlage die Höhe der Einnahmen und der fälligen Steuern ermitteln.

• Registrierkasse: Gemäß den geltenden Vorschriften ist der Verkauf von Waren über Vendingautomaten, die in einem unbemannten System Zahlungen entgegennehmen und Waren ausgeben, von der Pflicht zur Erfassung mit einer Registrierkasse befreit.

Der erste Schritt ist Firmengründung in Polen

Eine Tätigkeit, die auf dem Verkauf durch Vending-Maschinen basiert, kann in Polen sowohl als Einzelunternehmen (JDG) als auch als Kapitalgesellschaft, beispielsweise eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Sp. z o.o.), geführt werden.

Der Betrieb von Verkaufsautomaten in Form einer GmbH in Polen

Die Wahl einer Sp. z o.o. ermöglicht es, das Vermögen des Unternehmens von dem Privatvermögen der Gesellschafter zu trennen, was besonders wichtig ist, wenn es um Investitionen in Automaten und deren Wartung sowie um Risiken im Zusammenhang mit Fehlfunktionen oder Reklamationen von Produkten geht.

Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Sp. z o.o.) bietet Flexibilität hinsichtlich der Kapitalstruktur und der Aufteilung der Anteile, was es erleichtert, Investoren oder Gesellschafter in das Unternehmen einzubringen. Darüber hinaus ist diese Rechtsform bei Unternehmen im Handel und im Dienstleistungssektor sehr beliebt, was die Verfügbarkeit von Fachleuten für Buchhaltungs- und Rechtsdienstleistungen erhöht, die mit den Besonderheiten solcher Unternehmen vertraut sind.

Natürlich erfordert die Gründung einer Sp. z o.o. bestimmte Formalitäten, wie zum Beispiel ein Mindeststammkapital (5000 PLN) und die Eintragung in das Landesgerichtsregister (KRS). Außerdem ist die Buchführung komplexer als bei einem Einzelunternehmen. Dennoch überwiegen bei der Skalierung des Geschäfts oder bei der Suche nach zusätzlicher Finanzierung oft die Vorteile der Sp. z o.o.

Ein Einzelunternehmen oder eine GmbH in Polen? Unterschiede

Wenn man die Führung eines Unternehmens dieser Art in Form einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Sp. z o.o.) und eines Einzelunternehmens (JDG) vergleicht, lassen sich folgende Vor- und Nachteile herausarbeiten:

GmbH (Sp. z o.o.)

Vorteile:

• Begrenzte Haftung: Die Gesellschafter haften für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft nur bis zur Höhe ihrer eingebrachten Einlagen, was das Privatvermögen im Falle eines Misserfolgs schützt.

• Glaubwürdigkeit und Prestige: Sp. z o.o.-Gesellschaften werden häufig als professionellere und glaubwürdigere Einheiten wahrgenommen, was Verhandlungen mit Lieferanten, Eigentümern von Standorten für Automaten oder Finanzinstituten erleichtern kann.

• Kapitalbeschaffung: Es ist einfacher, neue Gesellschafter, Investoren oder externes Kapital einzubringen, als bei einem Einzelunternehmen.

• Flexibles Management: Die Möglichkeit, formelle Regeln für die Zusammenarbeit und die Gewinnverteilung zwischen den Gesellschaftern festzulegen.

Nachteile:

• Komplexere Formalitäten: Eintrag in das KRS, Mindeststammkapital und die Verpflichtung zur vollständigen Buchführung.

• Höhere Betriebskosten: Die vollständige Buchführung und rechtlich-buchhalterische Betreuung sind teurer als bei einem Einzelunternehmen.

• Komplizierte Steuerregeln: Körperschaftsteuer (CIT) auf den Gewinn der Gesellschaft und anschließend Einkommenssteuer auf die ausgeschütteten Dividenden.

Einzelunternehmen (JDG)

Vorteile:

• Einfache Registrierung und Auflösung: Die Gründung eines Einzelunternehmens ist einfach und relativ schnell, ebenso wie dessen Schließung.

• Niedrigere Betriebskosten: Es reicht in der Regel eine vereinfachte Buchführung (z. B. Einnahmen- und Ausgabenbuch), was die Ausgaben für das Rechnungsbüro reduziert.

• Flexibilität bei der Besteuerung: Möglichkeit, zwischen linearem Steuersatz, progressiver Besteuerung oder Pauschalsteuer zu wählen.

Nachteile:

• Volle Haftung: Der Unternehmer haftet mit seinem gesamten Vermögen für die Verbindlichkeiten des Unternehmens.

• Geringere Glaubwürdigkeit bei Investoren und Geschäftspartnern: Ein Einzelunternehmen, besonders in einer Branche, die Investitionen und Infrastruktur erfordert (z. B. Kauf von Automaten), kann als weniger stabil angesehen werden.

• Schwieriger Zugang zu Kapital: Es ist komplizierter, externe Investoren oder Partner für ein Einzelunternehmen zu gewinnen.

• Herausforderungen bei der Skalierung: Bei einem signifikanten Geschäftswachstum und dem Wunsch, ein Netzwerk von Automaten aufzubauen, kann ein Einzelunternehmen steuerlich und organisatorisch weniger vorteilhaft sein.

Die Wahl der geeigneten Unternehmensform hängt von den Entwicklungsplänen, der Risikobewertung, dem Investitionsvolumen und den Möglichkeiten zur Kapitalbeschaffung ab. Im Bereich der Verkaufsautomaten bietet eine GmbH bei einer geplanten größeren Skalierung in der Regel mehr Entwicklungsmöglichkeiten und eine begrenzte Haftung, was sie gegenüber einem Einzelunternehmen oft vorteilhafter macht.

Die Wahl der Steuerform

Steuerliche Unterschiede zwischen den beiden Unternehmensformen:

GmbH in Polen

• Körperschaftsteuer (CIT): Eine polnische GmbH unterliegt der Körperschaftsteuer. Die Standardsteuer beträgt in Polen 19 %, während kleine Unternehmen, die bestimmte Kriterien erfüllen, von einem ermäßigten Steuersatz von 9 % (sogenannter kleiner CIT) profitieren können.

• Doppelte Besteuerung der Gewinne: Die Ausschüttung von Dividenden an Gesellschafter unterliegt einer Steuer auf Kapitalerträge (19 %), was in der Praxis zu einer doppelten Besteuerung führt – zunächst auf den Unternehmensgewinn (CIT) und anschließend auf die Dividendenausschüttung.

• Kosten und Abrechnungen: Die doppelte Buchführung ermöglicht eine präzisere Erfassung der Kosten, was bei einer größeren Geschäftstätigkeit, wie dem Kauf vieler Automaten, deren Wartung oder Logistik, vorteilhaft ist.

Einzelunternehmen (JDG):

• Einkommensteuer (PIT): Der Eigentümer eines Einzelunternehmens wird als natürliche Person besteuert. Er kann zwischen progressiver Besteuerung (12 % und ab einer bestimmten Grenze 32 %), linearer Besteuerung (19 %) oder einer Pauschalsteuer wählen – die Pauschalsteuer hängt von der Art der Tätigkeit ab.

• Keine doppelte Besteuerung: Der Unternehmensgewinn entspricht dem Einkommen des Unternehmers. Die Entnahme von Gewinnen unterliegt nicht einer zusätzlichen Steuer wie bei Dividenden.

• Sozialversicherungsbeiträge: Als Unternehmer müssen Sie Ihre Sozialversicherungsbeiträge (ZUS) selbst zahlen. In einer Sp. z o.o. können die Verantwortlichen z. B. durch Arbeitsverträge oder Managementverträge flexibler über Beiträge entscheiden.

• Vereinfachte Buchführung: Für ein Einzelunternehmen genügt in der Regel ein Einnahmen- und Ausgabenbuch oder sogar eine Einnahmenüberschussrechnung bei der Pauschalbesteuerung. Dies ist einfacher, aber weniger flexibel in der Steueroptimierung als die doppelte Buchführung.

Die Wahl der Steuerform hängt von der geplanten Einkommenshöhe, der Art der Kosten und der geplanten Gewinnentnahme aus dem Unternehmen ab. Eine Sp. z o.o. ist häufig bei größerem Geschäftsvolumen vorteilhafter, da sie bessere Möglichkeiten zur Kostenverwaltung und -optimierung bietet, auch wenn die Dividenden doppelt besteuert werden. Ein Einzelunternehmen ist einfacher und mit weniger Formalitäten verbunden, birgt jedoch das Risiko der vollen Haftung und bietet weniger Möglichkeiten zur Steueroptimierung bei größerem Umfang.

Was kann in Verkaufsautomaten in Polen verkauft werden?

In Verkaufsautomaten in Polen können verschiedenste Waren verkauft werden: von Snacks und Getränken über Kaffee, Tee und Süßigkeiten bis hin zu kleinen Industrieprodukten wie Kosmetika, Hygieneartikel oder Elektronik. Allerdings können unterschiedliche Produkte spezifische Vorschriften und Meldungen erfordern.

Allgemeine Anforderungen für Verkaufsautomaten in Polen

• Hygienische und sanitäre Bedingungen: Verkaufsautomaten, die Lebensmittel verkaufen, müssen die Vorschriften für Lebensmittelsicherheit und -hygiene erfüllen. Es muss sichergestellt werden, dass die Produkte bei geeigneter Temperatur, unter hygienischen Bedingungen gelagert werden und der Automat leicht zu reinigen ist.

• Anmeldung bei der Sanitärinspektion (Sanepid): Für Automaten, die Lebensmittel verkaufen (sowohl verpackte als auch frische Produkte, z. B. Sandwiches, Obst oder Kaffee mit Milch), ist eine Anmeldung bei der zuständigen regionalen Sanepid-Stelle erforderlich. Für verarbeitete Lebensmittel (z. B. verpackte Snacks) sind die Formalitäten relativ einfach und beschränken sich auf die Registrierung der Verkaufsstelle.

• Kennzeichnung und Etiketten: Lebensmittel müssen korrekt gekennzeichnet sein (Haltbarkeitsdatum, Inhaltsstoffe, Hersteller usw.). Zudem sollte im Automaten eine Information über den Verkäufer sichtbar sein (z. B. Firmenname, Adresse).

• Sortimentsbeschränkungen in Bildungseinrichtungen: In Automaten, die in Schulen und Bildungseinrichtungen stehen, gelten Beschränkungen für den Verkauf ungesunder Produkte wie Süßigkeiten oder Softdrinks. Ziel dieser Vorschriften ist die Förderung gesunder Ernährungsgewohnheiten bei Kindern und Jugendlichen.

Zusätzliche Anforderungen je nach Produktart

1. Frische oder gekühlte Lebensmittel (z. B. Sandwiches, Milchprodukte, Salate):

   • Streng kontrollierte Temperatur- und Feuchtigkeitsbedingungen sind erforderlich.

   • Sanepid kann zusätzliche Dokumentationen, wie HACCP-Systeme (Gefahrenanalyse und kritische Kontrollpunkte), verlangen.

2. Kaffee und heiße Getränke aus frischen Zutaten (z. B. Milch):

   • Regelmäßige Reinigung und Wartung der Teile, die mit Lebensmitteln in Kontakt kommen.

   • Stichprobenartige Hygienekontrollen, da verderbliche Zutaten verwendet werden.

3. Alkohol:

   • Der Verkauf von Alkohol in Automaten ist in Polen grundsätzlich verboten. Um Alkohol legal zu verkaufen, wäre eine Lizenz erforderlich, sowie eine Alterskontrolle, was in normalen Verkaufsautomaten praktisch nicht möglich ist.

4. Tabakwaren:

   • Eine Konzession und die Einhaltung zusätzlicher Vorschriften der polnischen Tabakgesetzgebung sind erforderlich.

   • Der Verkauf von Tabakwaren in Automaten ist aufgrund von Alterskontrollen und Werbeverboten schwierig umzusetzen.

5. OTC-Medikamente (rezeptfrei) und Nahrungsergänzungsmittel:

   • Der Verkauf von OTC-Medikamenten in Automaten ist theoretisch möglich, setzt jedoch die Einhaltung der pharmazeutischen Vorschriften und der Anforderungen der Pharmaaufsicht voraus. Dies ist eine komplizierte Prozedur und in der Praxis selten.

   • Nahrungsergänzungsmittel werden ähnlich wie Lebensmittel behandelt, müssen jedoch bei der polnischen Hauptinspektion für Lebensmittelsicherheit (GIS) registriert werden.

6. Andere Industrieprodukte:

   • Diese erfordern in der Regel keine speziellen Meldungen, müssen jedoch die Sicherheitsstandards und branchenspezifischen Vorschriften (z. B. CE-Kennzeichnung für Elektronik) erfüllen.

Zusammenfassung der Anforderungen für Verkaufsautomaten in Polen

• Gemeinsame Anforderungen für Verkaufsautomaten: Eine Anmeldung bei der Sanitärinspektion (Sanepid) ist erforderlich, wenn Lebensmittel verkauft werden. Zudem müssen hygienische Bedingungen eingehalten werden.

• Zusätzliche Anforderungen: Diese gelten insbesondere für leicht verderbliche Produkte, für Waren, die einer Konzession bedürfen (z. B. Alkohol, Tabakwaren), oder für spezielle Genehmigungen (z. B. OTC-Medikamente).

• Verpackte Lebensmittel: Diese sind die einfachste Kategorie für den Verkauf. Es reicht in der Regel die Anmeldung der Verkaufsstelle bei der Sanepid und die Einhaltung der Lebensmittelsicherheitsvorschriften.

• Industrielle Produkte (z. B. Hygieneartikel, kleine Elektronik): Diese erfordern keine zusätzlichen Meldungen, außer den allgemeinen Verbraucherschutzvorschriften.

Standorte für Verkaufsautomaten in Polen

Die Platzierung eines Verkaufsautomaten ist nicht völlig frei und hängt in erster Linie von der Zustimmung des Eigentümers oder Verwalters des Grundstücks oder Gebäudes ab, auf dem der Automat aufgestellt werden soll. Die grundlegenden Aspekte sind:

1. Privates Gelände (z. B. Geschäfte, Büros, Einkaufszentren, Tankstellen, private Grundstücke):

   • Eine Zustimmung des Eigentümers oder Verwalters des Objekts ist erforderlich.

   • Es wird in der Regel ein Miet- oder Pachtvertrag für den Standort des Automaten abgeschlossen, in dem finanzielle Bedingungen, Wartungsanforderungen, Zugang zu Strom usw. festgelegt werden.

2. Öffentliches Gelände (z. B. Gehwege, Straßen, Plätze, öffentliche Gebäude, die von kommunalen Behörden verwaltet werden):

   • Eine Genehmigung des zuständigen Verwalters des öffentlichen Geländes ist erforderlich, in der Regel von kommunalen Behörden (Stadt, Gemeinde, Kreis).

   • Oft ist die Teilnahme an einem Ausschreibungsverfahren oder die Zustimmung der Abteilung für Kommunalwirtschaft, Straßenverwaltung oder einer anderen zuständigen Behörde notwendig.

   • Es können spezielle lokale Vorschriften gelten, einschließlich solcher, die sich aus städtebaulichen oder landschaftlichen Plänen ergeben.

3. Innenräume öffentlicher Gebäude (z. B. Krankenhäuser, Ämter, Bahnhöfe, Hochschulen):

   • Die Zustimmung des Verwalters oder der Direktion des Gebäudes ist erforderlich.

   • Häufig werden Ausschreibungen für die Pacht von Flächen für Automaten an stark frequentierten Orten organisiert.

4. Zusätzliche Anforderungen:

   • Manchmal ist eine Genehmigung des Denkmalschutzes erforderlich, wenn der Automat auf einem denkmalgeschützten Gelände aufgestellt werden soll.

   • Bei ungewöhnlichen Geräten oder Standorten können zusätzliche Anforderungen entstehen, z. B. die Sicherstellung einer ungehinderten Evakuierung, die Vermeidung von Behinderungen für Fußgänger oder Fahrzeuge sowie die Aufrechterhaltung der Sauberkeit rund um den Automaten.

Verkaufsautomaten können nicht einfach an einem beliebigen Ort aufgestellt werden. Es ist notwendig, die Zustimmung des Eigentümers oder Verwalters des Grundstücks oder Gebäudes einzuholen. Im Fall von öffentlichen Flächen sind zusätzliche administrative Verfahren erforderlich.

Ist eine Registrierung im BDO in Polen notwendig?

Das BDO (Datenbank für Abfälle) ist ein Register, das von den Umweltbehörden geführt wird und der Erfassung von Unternehmen dient, die Produkte in Verpackungen, elektrische und elektronische Geräte, Batterien und Akkumulatoren auf den Markt bringen oder mit Abfällen umgehen. Im Zusammenhang mit Verkaufsautomaten ist vor allem der Verkauf von Produkten in Verpackungen relevant.

Wann ist eine Registrierung im BDO erforderlich?

• Wenn ein Unternehmen Produkte in Verpackungen „in Verkehr bringt“ im Sinne der Vorschriften über Verpackungs- und Abfallwirtschaft, könnte eine Registrierung im BDO erforderlich sein.

• „In Verkehr bringen“ bedeutet, dass ein Unternehmen das erste ist, das ein Produkt in einer Verpackung auf den polnischen Markt bringt. Für viele Betreiber von Verkaufsautomaten ist die zentrale Frage, ob sie tatsächlich als „Inverkehrbringer“ von Verpackungen gelten oder lediglich bereits verpackte Waren verkaufen, die von polnischen Lieferanten bezogen wurden.

Beispiele:

• Verkauf von verpackten Snacks und Getränken (z. B. Riegel, Chips, Dosen- oder Flaschengetränke): Wenn der Unternehmer diese von polnischen Großhändlern kauft, die sie bereits auf den Markt gebracht haben (und somit die entsprechenden Recyclinggebühren gezahlt haben), muss er sich in der Regel nicht im BDO registrieren. Die Rolle des „Inverkehrbringers“ übernimmt in diesem Fall der Hersteller oder Importeur.

• Inverkehrbringen eigener Produkte in Verpackungen (z. B. eigene Kaffeemarke in Einwegbechern, Produkte unter eigener Marke, Direktimport von Produkten aus dem Ausland): In diesem Fall kann das Unternehmen zum „Inverkehrbringer“ von Verpackungen werden, was eine Registrierung im BDO erfordert. Dies gilt sowohl für Einzelverpackungen als auch für Sammelverpackungen.

Andere Warenkategorien:

• Unverpackte Produkte (z. B. Kaffee, der in wiederverwendbare Becher des Kunden gefüllt wird): Wenn keine zusätzlichen Verpackungen auf den Markt gebracht werden, ist diese Verpflichtung für den Unternehmer möglicherweise nicht relevant.

• Elektrische und elektronische Geräte, Batterien, Akkumulatoren: Wenn solche Produkte in Automaten verkauft würden, würde dies Pflichten im Zusammenhang mit dem BDO nach sich ziehen. Allerdings werden in Verkaufsautomaten in der Regel hauptsächlich Lebensmittel und Getränke verkauft.

Zusammenfassung: Ob ein Unternehmer sich im BDO registrieren muss, hängt von seiner Rolle in der Lieferkette ab. In den meisten Fällen basiert das Geschäft mit Verkaufsautomaten auf dem Wiederverkauf bereits verpackter Produkte, die in Polen von Distributoren bezogen wurden. Somit liegen die Registrierungspflichten sowie die Zahlung der Produktgebühren hauptsächlich bei den Herstellern und Importeuren. Wenn jedoch Produkte direkt importiert oder eigene Markenprodukte in Verpackungen auf den Markt gebracht werden, ist eine Registrierung im BDO erforderlich.

Zusammenfassung – Verkaufsautomaten in Polen

Der Betrieb von Verkaufsautomaten in Polen erfordert keine speziellen Genehmigungen oder Lizenzen. Dennoch müssen eine Reihe von Vorschriften eingehalten werden, insbesondere in den Bereichen Steuern, Hygiene und Umweltschutz:

1. Unternehmensform und Registrierung:

   • Der Betrieb kann als Einzelunternehmen (JDG) oder als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Sp. z o.o.) erfolgen.

   • Sp. z o.o. bietet Vorteile wie begrenzte Haftung und größere Skalierbarkeit, ist jedoch mit höheren Kosten und komplexeren Formalitäten verbunden.

   • JDG ist einfacher zu gründen und zu führen, birgt jedoch das Risiko der vollen Haftung und ist weniger flexibel bei der Unternehmensentwicklung.

2. Steuerliche Aspekte:

   • Sp. z o.o. unterliegt der Körperschaftsteuer (CIT) und ggf. einer Doppelbesteuerung von Gewinnen. Sie bietet jedoch Möglichkeiten zur Kostenoptimierung bei größerem Geschäftsvolumen.

   • JDG ermöglicht eine vereinfachte Buchführung und flexiblere Steueroptionen, ist jedoch bei größerer Skalierung weniger vorteilhaft.

3. Verkaufssortiment:

   • Verkaufsautomaten können eine Vielzahl von Produkten anbieten, darunter Lebensmittel, Getränke und Industrieartikel.

   • Für Lebensmittel gelten besondere Hygienevorschriften und Anmeldepflichten bei der Sanitärinspektion (Sanepid).

   • Der Verkauf von Alkohol, Tabakwaren oder Medikamenten unterliegt zusätzlichen strengen Regelungen oder ist praktisch nicht möglich.

4. Standortwahl:

   • Verkaufsautomaten können auf privatem oder öffentlichem Gelände aufgestellt werden, jedoch nur mit der Zustimmung des Eigentümers oder Verwalters.

   • Auf öffentlichem Gelände sind zusätzliche administrative Verfahren erforderlich, einschließlich möglicher Ausschreibungen.

5. BDO-Registrierung:

   • Eine Registrierung im BDO ist erforderlich, wenn das Unternehmen Produkte in Verpackungen auf den Markt bringt oder direkt importiert.

   • In den meisten Fällen entfällt diese Pflicht, da Verkaufsautomaten meist bereits verpackte Waren verkaufen, die von polnischen Distributoren bezogen werden.

Der Betrieb von Verkaufsautomaten in Polen ist eine vielversprechende Geschäftsidee, erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Einhaltung der rechtlichen, steuerlichen und hygienischen Vorschriften. Die Wahl der Unternehmensform und die Art der angebotenen Produkte sollten gut überlegt werden, um die Rentabilität und Skalierbarkeit des Geschäfts zu maximieren.

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Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Obwohl die Informationen mit größter Sorgfalt zusammengestellt wurden, können sich rechtliche und steuerliche Vorschriften ändern. Für spezifische Fragen zu Ihrer Geschäftstätigkeit oder den gesetzlichen Anforderungen empfehlen wir, sich an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt zu wenden.