Transportunternehmen in Polen gründen

Ein Transportunternehmen in Polen gründen – Schritt für Schritt zur eigenen Spedition

Die Gründung einer Transportfirma in Polen ist für deutsche Unternehmer eine attraktive Möglichkeit, im europäischen Transportmarkt Fuß zu fassen. Niedrigere Betriebskosten, eine strategische Lage und unkomplizierte rechtliche Rahmenbedingungen machen Polen zu einem interessanten Standort für Speditionen, Kurierdienste oder Frachtunternehmen. Doch welche Schritte sind notwendig, wenn Sie ein Transportunternehmen in Polen gründen, und wie lange dauert der gesamte Prozess?

Einzelunternehmen oder GmbH – Welche Rechtsform für Ihr Transportunternehmen in Polen?

Eine Transportfirma in Polen kann sowohl als Einzelunternehmen (JDG) als auch als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH / sp. z o.o.) registriert werden. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Gründung eines Einzelunternehmens, da dies die schnellste und einfachste Möglichkeit ist, in den polnischen Transportmarkt einzusteigen. Der wesentliche Unterschied liegt in der Registrierung der Firma selbst – die weiteren Schritte, wie Steueranmeldung, Kontoeröffnung und die Beantragung der Lizenz, sind für beide Rechtsformen identisch.

1. Registrierung eines Einzelunternehmens (JDG) in Polen

Die Anmeldung eines Einzelunternehmens in Polen erfolgt über das zentrale Unternehmensregister CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Der Eintrag kann in der Regel innerhalb eines Tages abgeschlossen werden, allerdings gibt es einige Besonderheiten für ausländische Unternehmer.

Um die Transportfirma in Polen anzumelden, benötigen Sie:

  • Eine PESEL-Nummer (polnische Identifikationsnummer),

  • Ein vertrauenswürdiges Profil (Profil Zaufany) für elektronische Behördengänge,

  • Eine qualifizierte elektronischen Signatur für Online-Registrierungen,

  • Einen Firmensitz in Polen (Nachweis durch einen Mietvertrag).

Die Anmeldung kann entweder persönlich in einem polnischen Gemeindeamt oder online erfolgen. Sobald die Firma in CEIDG eingetragen ist, erhält sie eine NIP-Nummer (Steuernummer) und eine REGON-Nummer (statistische Nummer).

2. Geschäftskonto eröffnen und steuerliche Registrierung

Nach der Firmengründung ist die Eröffnung eines Geschäftskontos erforderlich. Ein Bankkonto kann jedoch erst dann eröffnet werden, wenn die Firma im CEIDG-Register sichtbar ist und über NIP– und REGON-Nummern verfügt. Dieser Prozess kann einige Tage dauern.

Zusätzlich muss das Bankkonto beim Finanzamt angemeldet und in die „Weiße Liste“ (Biała Lista) eingetragen werden. Dieser Vorgang ist für Unternehmen, die mit Mehrwertsteuer arbeiten, von besonderer Bedeutung.

Parallel dazu ist die Umsatzsteuer-Registrierung (VAT-Nummer) notwendig. Das polnische Finanzamt prüft den Antrag sorgfältig, was mehrere Tage in Anspruch nehmen kann.

3. Lizenz für den gewerblichen Güterverkehr beantragen

Der wichtigste Schritt für Speditions- und Transportfirmen ist die Beantragung der Transportlizenz, die für alle gewerblichen Beförderungen mit Fahrzeugen über 3,5 Tonnen vorgeschrieben ist. Der Antrag kann jedoch erst gestellt werden, wenn alle vorherigen Formalitäten abgeschlossen sind.

Zu den notwendigen Unterlagen gehören u.a.:

  • Nachweis der finanziellen Leistungsfähigkeit,

  • Unbedenklichkeitsbescheinigung (Führungszeugnis) für den Unternehmer und die verantwortliche Transportperson,

  • Mietvertrag für den Firmensitz,

  • Nachweis über die fachliche Eignung (z. B. durch einen Verkehrsleiter mit entsprechender Qualifikation).

Ein kritischer Punkt ist das Führungszeugnis. Da der Antragsteller Deutscher ist, muss das polnische Gericht eine Anfrage an die deutsche Behörde stellen, was einige Tage dauert.

Die Transportlizenz wird in mehreren Prüfungsstufen bearbeitet:

  1. Formelle Prüfung, ob alle Dokumente vollständig sind,

  2. Überprüfung der „Guten Reputation“, bei der das Unternehmen rechtlich und wirtschaftlich geprüft wird,

  3. Endgültige Genehmigung durch die zuständige Behörde.

Dieser gesamte Prozess kann mehrere Wochen dauern.

Hinweis: Eine Spedition, die nur Transportaufträge vermittelt, benötigt in Polen keine Transportlizenz. Falls das Unternehmen jedoch eigene Fahrzeuge einsetzt, wird eine Lizenz für den gewerblichen Güterverkehr benötigt.

Wie lange dauert die Gründung eines Transportunternehmens in Polen?

Die eigentliche Firmengründung kann in wenigen Tagen erfolgen, aber die vollständige betriebliche Aufnahme benötigt mehrere Wochen. Ein realistischer Zeitplan sieht folgendermaßen aus:

  1. Erster Besuch in Polen

    • Beantragung der PESEL-Nummer und des Profil Zaufany

    • Anmeldung des Einzelunternehmens (CEIDG)

    • Unterzeichnung des Mietvertrags für den Firmensitz

    • Vertragsabschluss mit einem Buchhaltungsbüro (falls erforderlich)

    • Kauf einer qualifizierten elektronischen Signatur

    • Beantragung der Unbedenklichkeitsbescheinigung

  2. Nach der CEIDG-Eintragung

    • Eröffnung des Bankkontos

    • Registrierung für die Umsatzsteuer (VAT)

    • Eintragung des Bankkontos in die Weiße Liste

    • Abschluss der Versicherungspolice

  3. Beantragung der Transportlizenz (ca. 4 Bearbeitungszeit)

    • Einreichung des vollständigen Antrags

    • Behördenprüfung und Genehmigungsverfahren

Planung ist entscheidend

Die Gründung einer Spedition oder einer Transportfirma in Polen erfordert eine sorgfältige Planung. Während die Anmeldung des Einzelunternehmens schnell erledigt ist, können die steuerliche Registrierung, die Kontoeröffnung und insbesondere die Lizenzvergabe einige Wochen dauern.

Wenn Sie Unterstützung bei der Firmengründung und den erforderlichen Formalitäten benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Ich unterstütze Unternehmen, die in Polen tätig werden möchten, in verschiedenen administrativen Bereichen. Kontaktieren Sie mich für weitere Informationen! 

Wenn Sie an weiteren Themen rund um die Unternehmensführung in Polen interessiert sind, finden Sie auf dieser Seite eine vollständige Übersicht. Sie enthält vor allem praktische Informationen und Tipps zur Gründung und Führung einer Firma in Polen.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine rechtliche Beratung dar und ist zum Zeitpunkt der Veröffentlichung aktuell. Da sich Vorschriften ändern können, wird empfohlen, wenn Sie ein Transportunternehmen in Polen gründen möchten,  sich mit einem Fachanwalt oder Steuerberater abzustimmen.